【Power Automate】【概要編】SharePoint と Power Automate と Microsoft Forms を駆使した台帳最新化

はじめに
フローの目的
今回解説したいこと
フローの使用イメージ
フロー図
ステップごとの解説は解説編で行います
このソリューションをGitHubで公開しました。（再掲）
【追記】「解説編その1」を投稿しました

掲題の開発物一式をGitHubで公開しました。下記リンク先からダウンロードしてください。この開発物一式に含まれているものは下記の通りです。

SharePointリスト作成用CSV（スキーマを含む）_緊急連絡先台帳.csv
Microsoft Formsのテンプレート用URL.txt
Power Platform ソリューション
- Power Automate クラウドフロー
  - 01_回答依頼メールを一括送信
  - 02_フォームの回答を台帳に反映
  - 03_変数用フロー
- 環境変数
  - 変数_サイト
  - 変数_リスト_緊急連絡先台帳
  - 変数_フォーム_緊急連絡先台帳
- 接続参照
  - Microsoft Forms
  - Office 365 Outlook
  - Power Automate 管理
  - SharePoint

はじめに

このサイトを見に来てくださっている皆さんは、SharePoint を使った台帳管理をこれまで一度は取り組まれたことがあると思います。
また、台帳管理の中でMicrosoft Forms や Power Automate を組み合わせて、業務の一部を自動化・効率化するという取り組みも多くの方が経験されていると思います。

たとえば―

SharePoint 上のアイテムが更新されたら自動で通知メールを送る
Microsoft Form の回答内容を SharePoint に自動で登録する

といった仕組みです。今回は、私の「台帳管理のこんな自動化やってみました」という例をご紹介します。

今回ご紹介する内容は、先週土曜日（2025/10/18）にたなさん主催の気ままに勉強会での登壇でお話させていただいた内容です。登壇では時間的に触れられなかった、フローのステップごとの解説を解説編で紐解いていきます。

wataruf.hatenablog.com

フローの目的

目的

今回解説するフローの目的は台帳管理の効率化です。具体的には台帳上のデータを定期的に更新する仕組みを実現することです。

台帳管理とは

「台帳管理」とは業務やプロジェクトなどに関する情報を一元的に整理・管理する仕組みを表します。

今回使用する"台帳"

今回使用する台帳は「緊急連絡先台帳」です。緊急連絡先台帳とは災害・事故・システム障害などの緊急時に迅速に関係者へ連絡するための情報をまとめた台帳のことです。

今回解説したいこと

今回解説したいことは、台帳上のデータを定期的に更新する仕組みです。
緊急連絡先台帳は、一度作って終わりではなく、最新状態を維持することが必要です。
しかしながら、手動で依頼や修正を行うのは負担が大きく、更新漏れの原因にもなります。そこで今回は、Power Automate で定期的に情報提供依頼を自動送信し、 Microsoft Forms 経由で情報を回収するようにしました。これにより、台帳の鮮度を保ちながら、担当者の手間を減らすことができます。

以降のスライドでこの「台帳上のデータの定期的アップデート」を「台帳最新化」と呼びます。